La mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) permet à une organisation d’archiver électroniquement un ensemble d’objets numériques qui doivent être sécurisés et conservés pendant un temps défini pour des raisons de preuve ou d’information. A ce titre, la mise en place d’un SAE est souvent une étape nécessaire pour tout projet de dématérialisation dans un contexte de gestion de documents probants.

Toutefois, pour être certain de disposer du système adéquat et que celui-ci soit utilisé de manière efficiente, il est nécessaire de bien connaître les besoins de l’organisation et de mettre en œuvre des procédures adéquates.

Sur la base de notre expérience et des recherches effectuées dans le domaine, les principaux défis sont :

• l’environnement législatif et réglementaire
• la sélection et la capture de l’information
• la valeur de l’information et le niveau de sécurité y afférent
• La définition des règles de conservation et de sort final
• la mise en place d’une organisation et de procédures adéquates
• la prise de décision

1. Environnement législatif et réglementaire

Un projet d’archivage est intimement lié à la législation et la réglementation en vigueur dans le secteur ou le domaine d’activité dans lequel l’entreprise travaille. Pour sélectionner les informations à archiver ainsi que définir les durées de conservation et le niveau de sécurité adéquat, une connaissance de l’environnement législatif et réglementaire est nécessaire. Cet environnement est relatif tant à des types d’actions judiciaires, qu’à des types de documents (factures), ou à des domaines d’activités (justice), …

La mise en place d’un système d’archivage électronique nécessite donc une collaboration active de juristes qui seront à même d’évaluer les risques. Sur cette base, des solutions pourront ensuite être définies pour annuler ou minimiser ces risques.

A titre d’exemple, en cas de scanning d’un document et de destruction de l’original papier, il existe un risque de non recevabilité du document devant le tribunal. En effet, le document est considéré comme une copie et non un original. Il a donc moins de valeur, d’autant plus qu’il faudra convaincre le juge de la fidélité de la copie par rapport à l’original. Dans certains cas (comme les actes notariaux), une copie n’est pas admissible, il faut les originaux.

2. Sélection et capture de l’information

Une des grandes difficultés dans un projet d’archivage (électronique) est de définir quelles informations doivent être archivées. Une sélection trop large posera inévitablement des problèmes aussi bien organisationnels (comment gérer cette masse d’informations, les retrouver, …) que techniques (espace de stockage, performance, …). Avec une sélection trop restreinte, il existera un risque de ne pas disposer de l’information nécessaire en cas de besoin (information ou preuve devant les tribunaux).

Cette sélection doit être opérée eu égard :

• Aux besoins : quelles sont les informations dont un utilisateur a besoin pour travailler quotidiennement ? Toutes les informations archivées ne doivent pas nécessairement l’être pour des raisons de preuve mais éventuellement parce que disposer de cette information est pratique dans la gestion quotidienne.
• Aux risques : quelles sont les risques encourus par un organisme de ne pas avoir archivé une information, de ne pas en disposer en cas de besoin ? Ce risque est aussi bien financier, que pénal ou marketing (mauvaise image de l’organisme).

Il s’agit d’un exercice difficile qui demande une étroite collaboration entre les personnes métiers, les juristes, des spécialistes de l’archivage électronique et les informaticiens. Cette analyse peut prendre plusieurs mois en fonction du scope business concerné par la solution d’archivage et la complexité du business, et demande un effort de plusieurs dizaines de jours-hommes.

Cet exercice n’est pas pour autant infaisable. Il faut avant tout se lancer et travailler de manière méthodique et systématique. Pour simplifier l’exercice, on peut travailler dans un 1er temps sur la base de groupes de documents +/- homogènes au sein d’une même activité métier. Un tableau excel est le meilleur outil pour effectuer cet exercice.

La liste des informations à archiver établie, il faudra encore définir à quel moment ces informations doivent être capturées et avec quels éléments complémentaires (e.a. métadonnées).

Généralement, on distingue trois stades/statuts dans le cycle de vie d’un objet archivé :

• Le stade initial pendant lequel l’objet est produit et modifié. Le responsable de cette information est son (ou ses) producteur(s).
• Le stade de « record », à savoir l’objet validé et figé pendant lequel il doit être conservés et archivés en l’état sans qu’aucune modification ne soit autorisée. Le responsable de cette information est l’organisme.
• Le stade d’archive historique : l’objet a perdu toute « utilité administrative » mais doit être conservé pour des raisons historiques et patrimoniales.

L’objet doit donc être capturé au moment où il acquiert le statut de « record ». Dans la mesure du possible, le temps entre l’acquisition de ce statut et sa capture dans le SAE doit être court. Mais pour des raisons spécifiques, l’archivage d’un objet peut être réalisé en priorité dans l’application qui l’a produit et l’objet transféré ensuite dans le SAE, à condition toutefois que l’application productrice assure un niveau de sécurité suffisant et qu’elle puisse exporter avec l’objet les informations complémentaires nécessaires pour prouver la valeur de l’objet.

Généralement, il n’est pas trop difficile de déterminer le moment de capture si le business n’est pas trop compliqué et que les processus sont bien documentés.

Par contre, une analyse approfondie est nécessaire pour déterminer l’ensemble des éléments à capturer en complément (métadonnées).

3. Valeur de l’information et niveau de sécurité

Un projet d’archivage est avant tout un projet de sécurité. Pour définir le bon niveau de sécurité dans un SAE, il faut avoir une vision claire sur la valeur des informations que l’on archive. Un niveau trop bas risque de ne pas sécuriser suffisamment l’information alors qu’un niveau trop élevé entraînera des coûts superflus et inutiles.

Une information que l’on archive pour une raison informative ou opérationnelle n’aura pas besoin de la même protection qu’une information classée confidentielle, voire secret defense.

Une information peut avoir une valeur légale (facture, acte notarial) ou simplement une valeur probante (caractère convaincant d’une preuve aux yeux du juge).

Selon les informations archivées, le système ou seulement les politiques d’archivage varieront. Généralement, la valeur de l’information est inversement proportionnelle à son volume.

4. Durées de conservation et sort final

Toute information archivée doit être associée à une durée de conservation et à un sort final (conservation illimitée, destruction pour transfert).

Il est souvent difficile de déterminer une durée de conservation car :

• Il n’existe que peu de durées fixées par la loi ou la réglementation.
• Les éléments dont il faut tenir compte sont éparpillés dans de nombreux textes qu’il faut connaître.
• Il faut tenir compte de la jurisprudence et de son évolution.
• Il faut tenir compte des différents délais de prescriptions qui peuvent intervenir pour un même ensemble d’informations.

Il est également nécessaire de déterminer le sort final des objets archivés une fois la durée de conservation terminée. Pour les institutions relevant des Archives de l’Etat, la loi du 24 juin 1955 sur les archives est d’application et le sort final des informations devra donc être déterminé en accord avec l’archiviste général du royaume et ses représentants.

A nouveau, une étroite collaboration entre les personnes métiers et les spécialistes de l’archivage sera nécessaire et une analyse approfondie devra être menée.

5. Mise en place d’une organisation

Une organisation doit être impérativement mise en place avec une équipe rassemblant les compétences nécessaires et des procédures doivent être définies. C’est généralement une des étapes les plus difficiles. Il faut des procédures pour le remplacement des supports de stockage, la définition de nouvelles catégories de conservation, le gel éventuel des objets pour éviter leur suppression en cas de besoin, ainsi que pour bien prévoir l’augmentation des besoins et donc des performances et de l’architecture de la plateforme, tout comme l’évolution des formats de données et les risques d’obsolescence associés.

A cet égard, le modèle OAIS fournit une aide précieuse même s’il ne donne aucune recommandation quant à l’implémentation.

6. Prise de décision

Enfin, la dernière difficulté dans un projet d’archivage est la prise de décision. Elle sera d’autant plus difficile que les personnes nécessaires (juristes, audit, personnes métiers, management) n’auront pas été associés à l’exercice.

Un projet d’archivage est un projet de gestion des risques : capture de la bonne information, destruction  pertinente, dématérialisation, … et comme avec tous les risques, on hésite à trancher.