In een omgeving waar alles met alles verbonden lijkt is het niet eenvoudig om nieuwe projecten op te starten. Ofwel houdt men enkel rekening met zijn eigen gekende kleine wereldje. Dat is een mogelijkheid, zij het een weinig optimale. Ofwel probeert men via een business analyse het project te kaderen in het grotere geheel. 

Via een business analyse krijgt men in eerste instantie zicht op de huidige situatie bij de verschillende betrokken partijen. De as is beschrijving laat toe om de huidige processen in kaart te brengen en aan te geven wat de knelpunten zijn.

Deze blog gaat in op een aantal praktische tips bij het verzamelen van de informatie die noodzakelijk is voor het uitvoeren van een as is analyse.

Om de bestaande situatie te leren kennen zal de analist bij alle betrokken partijen interviews moeten afnemen van medewerkers op diverse hiërarchische niveaus . Om resultaten te halen uit een interview is het noodzakelijk dat dit gesprek grondig wordt voorbereid en dat tijdens het gesprek de gesprekspartner de kans krijgt om zijn verhaal volledig te vertellen.

 

 Voorbereiding

Om nuttige informatie te halen uit een interview is een degelijke voorbereiding absoluut noodzakelijk. Tijdens de voorbereiding wordt zoveel mogelijk achtergrondinformatie verzameld. Deze informatie laat de analist toe om vertrouwd te raken met de gangbare terminologie en concepten binnen een specifieke context. Een project ontstaat ook niet zomaar. Vaak zijn aan de opstart al vele gesprekken voorafgegaan. Verslagen van deze gesprekken laten tijdens de voorbereiding toe om een beter beeld te krijgen van de reden waarom een project wordt opgestart. Op basis van de verzamelde informatie kan een initiële vragenlijst opgemaakt worden.

Aan de voorbereiding van een interview moet voldoende tijd gespendeerd worden. Als de gesprekspartner tijdens het interview merkt dat de analist niet vertrouwd is met de materie dan zal deze zich in het beste geval enkel beperken tot het verduidelijken van de concepten en algemene principes. Een diepgaand gesprek dat ingaat op de aandachtspunten binnen de huidige processen is dan niet mogelijk.

 

Interview

Tijdens het interview dient de opgestelde vragenlijst enkel om het gesprek op gang te trekken en om op het einde van het gesprek te verifiëren of alle punten behandeld zijn. Het is beter om de gesprekspartner zijn verhaal te laten vertellen, en in te spelen op dit verhaal, dan de vragenlijst sequentieel te overlopen. Wanneer een gesprekspartner zijn eigen verhaal kan vertellen dan zal deze eerder geneigd zijn om ook randinformatie toe te voegen. In realiteit zal het vaak voorkomen dat de huidige processen toch net iets anders verlopen dan volgens de officiële beschrijving. Mensen zoeken creatieve oplossingen voor de huidige problemen en passen hiervoor de bestaande processen naar eigen inzicht aan. Wanneer tijdens een gesprek de gesprekspartner zijn eigen verhaal kan vertellen en hij merkt dat de interviewer vertrouwd is met de materie, dan zal hij sneller geneigd zijn om de afwijkingen en problemen die er zijn met het officiële proces toe te lichten. 

Bovenstaande heeft ook tot gevolgd dat het beter is om de vragenlijst niet op voorhand op te sturen. Hiermee kan vermeden worden dat tijdens het gesprek antwoorden “voorgelezen” worden.

De afwijkingen binnen het proces en de knelpunten krijgt men meestal enkel te horen wanneer de gesprekken individueel worden afgenomen en de gesprekspartner er vertrouwen in heeft dat de informatie niet misbruikt gaat worden. Bij aanvang van het gesprek dient dus steeds duidelijk gemaakt te worden wat de bedoeling is van het gesprek en hoe de informatie later verwerkt zal worden.

 

Gesprekspartners

Om een algemeen beeld te krijgen van de situatie is het aangewezen om de interviews te starten met de hogere hiërarchische niveaus. Zij zijn best instaat om een beeld te geven van het globale proces. De lagere niveaus voegen aan dit algemene beeld concrete informatie toe. Zolang er tijdens de gesprekken nog relevante informatie wordt toegevoegd dient er verder afgedaald te worden in de hiërarchie. Eens alle gesprekken afgerond zijn is het aanwezen om opnieuw een gesprek te organiseren met het hoogste niveau waar de gesprekken begonnen zijn. Zoals eerder gezegd krijgt men tijdens de gesprekken te horen wat de problemen zijn met het huidige proces. Het is daarom aangewezen dat de hogere niveaus van deze informatie op de hoogte gebracht worden voordat deze verder verspreid wordt.  

 

Quick wins

Een neveneffect van de interviews is dat er meestal kleine, maar vaak zeer vervelende, problemen gemeld worden. Deze kunnen vaak met een beperkte inspanning opgelost worden. Door een aantal van deze problemen op te lossen bekomt men direct een concreet resultaat en verhoogt bij de verschillende partijen het vertrouwen in het verdere verloop van het project.