Voor business analisten die pas beginnen met het uitvoeren van business analyse opdrachten is het soms moeilijk om te bepalen wanneer je best interviews organiseert  en wanneer workshops meer aangewezen zijn. In deze blog ga ik in op de voor- en nadelen die ik zelf ondervonden heb bij beide technieken. Per techniek geef ik ook aan wanneer deze volgens mij het best kan ingezet worden.

Voor alle duidelijkheid hierbij ga ik er van uit dat een interview georganiseerd wordt met een zeer beperkt aantal personen terwijl voor een workshop een groot aantal deelnemers wordt uitgenodigd.

Interviews

Voordelen van interviews

• Tijdens een interview kan je als analist gemakkelijk doorvragen op de bekomen informatie. Er ontstaat een echt gesprek tussen de business analist en de geïnterviewde. Er zijn geen derden aanwezig die het gesprek kunnen onderbreken of een andere richting uitduwen.
• Het gesprek kan plaatsvinden in de eigen omgeving van de geïnterviewde. Dit maakt het gemakkelijker om zaken die besproken worden tijdens het interview ook effectief te tonen. Dit kan gaan om het demonstreren van de werking van een softwaretoepassing, besproken documenten of forumlieren, de specifieke inrichting van een ruimte, …
• Tijdens een persoonlijk gesprek zal de geïnterviewde vaak ook off-the-record informatie meegeven. Deze informatie is dan niet bedoeld voor het verslag maar kan wel essentiële informatie zijn voor de business analist. De specifieke gevoeligheden of de echte redenen waarom bepaalde zaken gedaan worden, worden vaak enkel tijdens een persoonlijk gesprek meegedeeld.

Nadelen van interviews

• Het belangrijkste nadeel van interviews is dat ze veel tijd vragen van de business analist. Met elke gesprekspartner dient een interview georganiseerd te worden en er is de tijd die elk gesprek afzonderlijk inneemt. Als de interviews dan ook nog eens op verschillende locaties worden georganiseerd dan moeten ook de verplaatsingstijden in rekening worden gebracht.

Het organiseren van interviews kan dus een aanzienlijk groter budget vragen dan het organiseren van workshops.

Wanneer toe te passen?

• Wanneer detailinformatie nodig is over een specifiek domein, proces, toepassing,… dan zijn interviews vaak de meest aangewezen techniek. Vooral de mogelijkheid tot het doorvragen en tonen van zaken is zeer belangrijk wanneer gedetailleerde informatie noodzakelijk is.
• Het bespreken van problemen of oplossingen met hiërarchisch hoog geplaatste personen verloopt beter via een persoonlijk gesprek. Omdat dergelijke besprekingen gevoelig kunnen liggen is het daarom beter om, zeker bij een eerste aftoetsing, deze gesprekken onder vier ogen te organiseren.

Workshops

Voordelen van workshops

• Workshops hebben als belangrijk voordeel dat er een interactie kan ontstaan tussen de deelnemers. Een probleem of oplossing wordt door de groep besproken en door de wisselwerking tussen de deelnemers kan men komen tot conclusies die niet mogelijk waren indien de gesprekken werden gevoerd met de individuele deelnemers afzonderlijk.
• Door de hoeveelheid aan opinies die in een sessie verzameld kunnen worden verloopt de informatie inzameling efficiënter dan via interviews.

Nadelen van workshops

• Workshops vragen een strikte moderatie. Zeker voor een beginnende business analist is het niet steeds eenvoudig om die rol op zich te nemen. Indien de moderator zijn rol niet voldoende opneemt dan bestaat het risico dat diverse discussies door elkaar worden gevoerd, thema’s niet besproken worden, ideeën niet uitgediept worden, …
• De aanwezigheid van hiërarchisch hoog geplaatste personen kan een rem vormen voor de overige deelnemers om effectief deel te nemen aan de workshop. Vrij vaak komt het dan voor dat deelnemers enkel nog de mening van de verantwoordelijke herhalen. Dergelijke workshops leveren slechts een beperkte toegevoegde waarde op.

Wanneer toe te passen?

• Workshops werken zeer goed wanneer oplossingspistes besproken moeten worden. Zeker wanneer er zeer diverse partijen betrokken zijn bij de uiteindelijke oplossing kunnen workshops een grote meerwaarde bieden.
• In het algemeen werken workshops beter wanneer er geen hiërarchische band bestaat tussen de betrokken partijen. Het nadeel waarbij de aanwezigen enkel de mening van de hoogstgeplaatste herhalen speelt dan niet en elke deelnemer zal sneller voor zijn eigen mening durven uitkomen.

De keuze voor interviews of workshops is natuurlijk ook geen alles of niets keuze. In realiteit zal tijdens een opdracht vaak gekozen worden voor een combinatie van beide. Vaak start de business analist met een aantal interviews, dit om voeling te krijgen met de materie, waarna een of meerdere workshops kunnen volgen.