Zoals in een eerdere blogpost werd geschreven kunnen er drie business analyse types onderscheiden worden: domeinoptimalisatie, impactanalyse en procesoptimalisatie (https://www.smalsresearch.be/is-business-analyse-meer-dan-enkel-het-uittekenen-van-processen/).

Deze blog gaat iets dieper in op de complexiteit van een business analyse die opgestart wordt in het kader van een domeinoptimalisatie. Tijdens een domeinoptimalisatie moet er nagegaan hoe de efficiëntie binnen een volledig domein (vb. eerstelijnsgezondheidszorg, hulpverleningsdiensten, …) verhoogd zou kunnen worden. Dergelijke business analyses zijn dus vaak vrij high level analyses. Voor heel wat betrokkenen, en in het bijzonder de actoren “uit het veld”, zijn deze analyses vaak te abstract. Voor hen is niet duidelijk wat de impact zal zijn op hun manier van werken. Wat de voor- en nadelen zullen zijn. Zolang het voor een betrokkene niet duidelijk is wat de impact zal zijn, kan er ook niet verwacht worden dat deze persoon voluit de ideeën die naar voor gebracht worden tijdens de business analyse zal ondersteunen. Veelal nemen deze personen dan, in het beste geval, een afwachtende houding aan. Dit helpt de realisatie van ideeën natuurlijk niet vooruit!

Het komt er dus op aan om tijdens de business analyse de globale voorstellen en principes voor iedereen zo concreet mogelijk te maken. Een mogelijke techniek die hierbij gebruikt kan worden is het gebruik van scenario’s. Scenario’s moeten hierbij aanzien worden als processen of situaties die zich zowel in de huidige als toekomstige situatie voordoen. Een scenario laat toe om te simuleren wat de gevolgen zullen zijn van de nieuwe situatie voor alle betrokken partijen. Bij de beschrijving van het scenario is het vooral belangrijk om aan te geven wat de verschilpunten zullen zijn tegenover de huidige situatie. Dit zowel in positieve als negatieve zin. Wat niet verandert moet niet uitgebreid beschreven worden.

Om te garanderen dat elke actor ziet wat de impact op hem zal zijn kan het dus noodzakelijk zijn om meerdere scenario’s uit te werken. Hierbij is het natuurlijk niet de bedoeling om te overdrijven met het aantal scenario’s. Te veel scenario’s worden weer verwarrend voor de betrokkenen. Een paar scenario’s die duidelijk van elkaar verschillen volstaan.

Het simuleren van de gevolgen voor elke partner is de hoofreden voor het gebruik van scenario’s. Uit de praktijk blijkt echter ook dat eens voor iedereen de gevolgen concreet werden gemaakt er vanuit de business ook meer nagedacht wordt over welke impact men eerst gerealiseerd wenst te zien. De creatie van scenario’s heeft dus ook gevolgen voor de fasering van de domeinoptimalisatie. Met als belangrijk voordeel dat het nu de business zelf is die de fasering kan aansturen. Door vanuit de business bepaalde scenario-onderdelen naar voor te schuiven wordt dus bepaald welke onderliggende systemen of processen in eerste instantie voorzien moeten worden.