Binnen de overheidssector wint business analyse steeds meer aan belang. Toch bestaan er nog heel wat misverstanden over wat business analyse is. Voor velen beperkt business analyse zich voornamelijk tot het uittekenen van processen. Wanneer ik echter kijk naar de business analyse opdrachten die ik de voorbije 9 jaar heb uitgevoerd dan blijkt dat slechts bij één op de drie opdrachten er bedrijfsprocessen werden uitgetekend. Business analyse is dus veel meer dan enkel het uittekenen van processen. Deze blog gaat dieper in op de vraag wanneer processchema’s noodzakelijk zijn binnen een business analyse.

De eerste vraag die we ons moeten stellen is: wanneer biedt binnen de overheidssector business analyse een toegevoegde waarde ? Er blijken in de praktijk een drietal veel voorkomende situaties te zijn: domeinoptimalisatie, impactanalyse en procesoptimalisatie. Zoals zal blijken bij de bespreking van elk opdrachttype worden er enkel bij de procesoptimalisatie systematisch processchema’s uitgewerkt. Maar ook bij deze opdrachten vormt het uittekenen van processen slechts een beperkt deel van de uit te voeren taken.

Domeinoptimalisatie

Bij domeinoptimalisatie opdrachten heeft de business analist als taak om samen met alle betrokken partijen te zoeken naar scenario’s die de werking binnen een bepaald domein kunnen verbeteren. Concrete voorbeelden van dergelijke opdrachten zijn: “hoe kunnen de hulpdiensten sneller over informatie beschikken tijdens een incident?” of “hoe kan ICT ingezet worden om de eerstelijnsgezondheidszorg te optimaliseren?”

Bij dergelijke opdrachten dient de business analist bij alle betrokken partijen de behoeften en aandachtspunten na te gaan. Samen met hen wordt er dan gezocht naar een consensus die een oplossing biedt voor het gestelde probleem.

Typisch zijn deze opdrachten eerder high level opdrachten waarbij enkel de algemene principes worden vastgelegd. Bij dergelijke opdrachten heeft het dan ook geen zin om gedetailleerde processchema’s uit te werken. Een schema met enkel de grote componenten van het oplossingsvoorstel volstaat. Links ziet u een voorbeeld van een dergelijk schema.

Impactanalye

Een impactanalyse wordt voornamelijk uitgevoerd wanneer de gevolgen van een nieuwe wetgeving nagegaan moeten worden. Bij alle partijen die betrokken zijn bij de nieuwe wetgeving moet geverifieerd worden wat de gevolgen zijn van de nieuwe situatie. In een volgende fase dient dan bepaald te worden hoe de nieuwe wetgeving kan geïmplementeerd worden rekening houdend met de specifieke situatie van alle betrokkenen. Een dergelijke business analyse heeft tot doel een zo efficiënt mogelijke implementatie van de nieuwe wetgeving te bekomen.

Dergelijke opdrachten kunnen soms vereisen dat processen worden uitgetekend. Zij kunnen een hulpmiddel vormen bij het vastleggen van de verantwoordelijkheden van elke betrokken partij. Processchema’s zijn echter niet steeds noodzakelijk. Bij de meeste opdrachten volstaat terug een eenvoudig schema. Enkel wanneer een groot aantal partijen betrokken is, elk met specifieke verantwoordelijkheden, is het meestal aangewezen om processchema’s te gebruiken.

Procesoptimalisatie

Zoals de naam al doet uitschijnen staan bij deze opdrachten processen centraal. In eerste instantie dienen de huidige processen in kaart te worden gebracht (as is) en in een latere fase de toekomstige processen (to be). Dergelijke opdrachten vragen zo goed als altijd dat processen worden uitgetekend. Toch blijft het uittekenen van processen ook bij deze opdrachten maar een deel van het werk. Interviews dienen afgenomen te worden, workshops georganiseerd, rapporten geschreven, resultaten gecommuniceerd, …

Zoals blijkt uit de beschrijving van elk opdrachttype zijn processchema’s zeker een belangrijk hulpmiddel bij de uitvoering van bepaalde business analyses. Alleen zou het foutief zijn om business analyse te verengen tot enkel en alleen het uitwerken van processen. Business analyse is veel meer dan dat!