Archivage – préservation numérique (digital preservation en UK) : quelle différence ? Aucune puisque l’archivage consiste à « assurer la préservation pendant un certain laps de temps avec toute la sécurité requise » (voir notre post précédent).

La préservation est inhérente à l’archivage puisque archiver une information sans veiller à sa préservation n’a pas de sens. Toutefois, dans la pratique, les confusions sont nombreuses sur la signification de la préservation, dont la responsabilité est parfois éclatée entre plusieurs acteurs. Certains parleront donc d’archivage/préservation mais dans un sens plus restreint, se limitant à leur domaine de responsabilité. C’est compréhensible mais ça doit être expliqué clairement, ce qui n’est pas toujours le cas.

Avant tout, il convient de définir la préservation : il s’agit de maintenir matériellement les objets archivés en état pour un temps plus ou moins long.

La norme OAIS définit le long terme comme « suffisamment long pour être soumis à l’impact des changements technologiques, y compris à la prise en compte de nouveaux supports et nouveaux formats de données ou à des changements de la communauté d’utilisateurs. » Dans la pratique, on parlera de préservation à long terme dès que le délai de conservation sera supérieur à 5 ans.

En conclusion, la préservation consiste à veiller que ce qui est archivé soit bien préservé.

Dans le monde numérique, la préservation peut se faire au niveau physique (support de stockage), binaire (chaîne de bits), logique (essentiellement format du fichier) et sémantique (signification de l’information).

En théorie, préserver une information consiste à préserver ces quatre couches. Dans la pratique, les offres sont multiples. Certains parleront d’archivage/préservation en se limitant à la couche physique et binaire, tandis que l’utilisateur final souhaite généralement une préservation globale. Pour ce dernier, rien ne sert de préserver un document word au niveau physique et binaire s’il ne sait plus 1) l’ouvrir et 2) le comprendre.

A titre d’exemple, un marché en plein essor depuis quelques années est celui des « tiers-archiveur ». Ce sont des prestataires de services qui fournissent à des sociétés des systèmes d’archivage électronique (en utilisant en autres des coffres-fort électroniques), dans lesquels celles-ci peuvent archiver leurs documents numériques.

Dans certains cas, ces prestataires ne peuvent avoir accès au contenu des documents. Ceux-ci sont donc chiffrés, ce qui empêchent tout préservation logique et sémantique, qui relève dès lors de l’organisme propriétaire des documents. Par ailleurs, prendre une telle responsabilité serait dangereuse pour le tiers-archiveur puisque actuellement la conservation logique des données n’est pas garantie.

Certains de ces prestataires s’engagent cependant à préserver vos informations jusqu’au niveau logique. Dans ce cas, il vous faudra :

1. examiner minutieusement leurs exigences : rarement ils s’engageront sur un document word 2002 ;
2. leur demander la manière dont ils comptent garantir cette préservation : à cette fin, le modèle OAIS peut vous être d’une grande utilité (!!! Il n’est pas possible aujourd’hui d’être « OAIS compliant » au sens strict puisqu’il n’existe aucune certification. Vous devrez donc vous-même tenter de voir dans quelle mesure le fournisseur respecte ce modèle) ;
3. et enfin surtout vos garanties en cas d’échec.

Références

A. Hulstaert, Préservation à long terme de l’information numérique – Rendre l’information accessible durablement, Section Recherches, Smals, février 2010 (lien – uniquement accessible via extranet de la sécurité sociale).

I. Boydens, La préservation à long terme de l’information numérique, Techno – Smals, n° 28, 2004 (lien).