Doorgaans gebruiken medewerkers binnen een instelling een groot aantal verschillende toepassingen om hun taken uit te voeren. Deze toepassingen zijn gebaseerd op verschillende technologieën en hebben telkens een andere look & feel en een ander gedrag. Zo moet de gebruiker zich bijvoorbeeld ten opzichte van elke toepassing apart authenticeren. Bovendien is er weinig tot geen integratie tussen de toepassingen en moeten gegevens bijgevolg manueel overgetikt of gekopieerd worden. Ook is het geheel van toepassingen niet afgestemd op de specifieke rol van de gebruiker.

Voor velen zal deze situatie heel herkenbaar zijn. Een portaal kan een oplossing bieden voor deze ongemakken.