Récemment, dans le cadre de deux projets, s’est posée la question de savoir s’il fallait archiver une copie signée des documents sortants. Généralement, une copie est conservée pour avoir une trace de la correspondance échangée avec un tiers mais faut-il pour autant qu’une signature soit présente sur le document ? Dans l’affirmative, dans quel cas et comment peut-on mettre ce procédé en place ?

Cette question a un impact direct sur les procédures documentaires à mettre en place puisque certains organismes scannent tous les documents sortants, pour avoir une trace de la signature, alors que ces documents sont nativement numériques ! Leur procédure de capture est donc plus compliqué et surtout plus coûteux.

Quand faut-il une signature ?

Généralement, la question de la présence de la signature sur la copie numérique se pose parce que l’organisme estime que le document conservé aura dès lors plus de valeur. Mais est-ce réellement le cas ? Dans la pratique, très peu de documents doivent être obligatoirement et légalement signés (c’est le cas d’un acte notarié qui doit être signé par un notaire reconnu pour avoir valeur “d’acte authentique”). Par conséquent, que le document archivé soit ou non signé ne change rien.

Ensuite, quel est l’intérêt de garder une copie signée ?

• Si le document reçu par le tiers est signé, il ne peut qu’en contester l’authenticité, ce qui nécessite de déclencher une procédure juridique en faux (relativement lourde). De plus, l’organisme pourrait démontrer sur la base des informations internes (la copie non signée) et des procédures (après validation, le document est signée et envoyée) que la décision prise en interne, et transcrite sur la copie non signée, est le reflet de la copie signée.
• Par ailleurs, un destinataire peut dire ne pas avoir reçu le courrier. Dans ce cas, la signature n’intervient pas, l’élément de preuve est la date d’envoi.

Enfin, n’oublions pas que le document conservé électroniquement n’est jamais qu’une copie puisque l’original est transmis au tiers. Juridiquement, il est donc considéré comme “un commencement de preuve”.

 Comment mettre en place le procédé de signature ?

Trois possibilités sont envisageables.

La première consiste à imprimer le document, le signer et ensuite à le scanner. Au moment de l’impression un code-barres est apposé sur le document. Lors du scanning, le code-barre est interprété par le logiciel et le document est inséré dans la base documentaire et relié à ses métadonnées enregistrées en amont.

La deuxième solution est d’apposer, au moment de la production du document et de sa validation, une copie numérique de la signature manuscrite. Cette signature a été reconnue comme valide par un arrêt du Conseil des contentieux des étrangers (arrêt n°34364 – lien) et assimilée à une signature électronique simple. Cette procédure nécessite que les copies des signatures soient conservées de manière sécurisée dans le système et qu’elles ne puissent être liées qu’à une seule personne (dans le cas évoqué, les utilisateurs accédaient au système via un login et un mot de passe).

Enfin, la troisième solution consiste à signer à l’aide d’une signature électronique qualifiée (c’est-à-dire liée à un certificat délivré par une autorité certificative). En Belgique, on privilégiera l’utilisation de la carte d’identité électronique (eID). Dans ce cas, le (ou les) signataire(s) introduit sa carte, son code PIN et signe électroniquement. Une mention est incorporée dans le document ou jointe au document prouvant la signature.
Pour pouvoir envoyer le document sous forme papier, il est imprimé avec un code-barres bidimensionnels reprenant les informations nécessaires pour la vérification de la signature.

Quid des projets évoqués ?

Par rapport aux projets cités :

• dans l’un, il a été décidé de ne pas archiver de copie signée des documents ;
• dans l’autre, les documents délivrés par l’organisme seront archivés mais sans signature (ni du fonctionnaire, ni de l’assuré social puisqu’il n’existe aucun besoin juridique) tandis que les documents appartenant à l’assuré social et qui sont utilisées comme preuve dans son dossier seront archivés électroniquement avec la signature. Certains de ces documents étant générés directement lors de l’entretien avec l’assuré sur la base des informations qu’ils délivrent, ces documents seront imprimés, signés par l’assuré et à scannés.

Date d’envoi d’un document

Comme expliqué ci-dessus, en cas de contestation de l’envoi d’un document, l’élément qui permettra de prouver qu’un document a bien été envoyé est la date d’envoi. Cette date permettra de prouver que le document a bien été envoyé à la date à laquelle il prétend l’avoir été.

Trois solutions peuvent être mises en œuvre :

• La date est gérée via le système : une fois le courrier validé, il est imprimé, mis sous enveloppe par le système qui appose un cachet. Le courrier est ensuite déposé ou retiré par la poste.
• L’organisme met en place des procédures manuelles et organisationnelles monitorées et auditées. De ce fait, en cas de litige, l’organisme est à même de fournir au juge suffisamment d’éléments pour que le juge estime vraisemblable la date d’envoi signalée par l’organisme (le juge est seul à décider, aucune garantie légale n’est donnée).
• Le courrier est envoyé numériquement à la poste (ou à un fournisseur similaire) qui imprime les documents et les envoie sur la base d’un fichier d’adresses partagé avec l’organisme. La responsabilité de l’envoi reste chez l’organisme émetteur du document mais celui-ci dispose d’un recours auprès de la poste.

On le voit, ces solutions reposent tant sur des fonctionnalités informatiques que sur des procédures contrôlées : ce n’est pas parce que le document est mis sous enveloppe qu’il est envoyé (encore faut-il le mettre dans le sac postal !).

En cas de besoin, une comparaison entre le nombre de documents à envoyer (nombre de documents imprimés) et le nombre de documents envoyés (généralement inscrit sur la facture de la poste) sera mise en place.