Zoals in een eerdere blogpost werd aangegeven, is het belangrijk dat elk interview door de business analist goed wordt voorbereid. Het opstellen van een vragenlijst is een van de zaken die steeds onderdeel vormen van de voorbereiding. Deze blog gaat iets dieper in op het opstellen van de vragenlijst.

Bij het opstellen van de vragenlijst is het uitgangspunt telkens “wat moet ik na het gesprek minimaal weten”. Dit kan betrekking hebben op: het verduidelijken van eerder bekomen informatie, het verduidelijken van de huidige manier van werken, knelpunten detecteren, …

Het verduidelijken van eerder bekomen informatie.

Via een interview wenst men meer informatie te bekomen over bepaalde begrippen, de werking van systemen, …. In deze situatie is het vaak handig om voorbeelden mee te brengen: een kopie van een formulier, grafieken, screenshots. Op basis van deze voorbeelden kunnen dan concrete vragen gesteld worden aan de gesprekspartner.

Het verduidelijken van de huidige manier van werken & knelpunten

Minimaal omvat dit voor het As Is proces vragen over volgende punten:

1) Wie doet wat wanneer?

Meestal kan men deze vraag stellen onder de vorm van “Een aanvraag komt binnen en wat doe je dan?”. Via een dergelijke vraag begint de gesprekspartner het volledige proces te doorlopen. Vaak is dit de ideale openingsvraag omdat deze betrekking heeft op het dagelijks werk van de gesprekspartner. Hij kent de materie door en door en deze vraag zal de gesprekspartner dan ook sneller op zijn gemak stellen. Dit zal er voor zorgen dat de rest van het gesprek vlotter zal verlopen.

2) Over welke ”volumes”, “frequenties”, “doorlooptijden” spreken we?

Typisch worden deze vragen gesteld tijdens het doorlopen van het volledige proces (zie voorgaande). Deze informatie zal in een later stadium belangrijk zijn om prioriteiten te stellen of bij het opstellen van de niet-functionele requirements.

3) Welke knelpunten ziet de gesprekspartner?

• Afhankelijk van de situatie kan deze vraag op het einde van de bespreking van het As Is proces gesteld worden of tussenin. Ik persoonlijk zal deze vraag eerder op het einde stellen omdat zo vermeden kan worden dat As Is informatie vermengd wordt met To Be discussies. Het risico bestaat immers dat er dan voor het As Is proces zaken vergeten worden.
• Bij het stellen van deze vraag is het ook steeds belangrijk om voorbeelden te vragen. Dit is vooral noodzakelijk om de ernst van het probleem na te gaan. Het komt voor dat een gesprekspartner problemen opsomt terwijl er eigenlijk geen of zeer weinig voorbeelden gegeven kunnen worden. Ook als er geen voorbeelden gegeven kunnen worden is het belangrijk om tijdens het gesprek nog geen waardeoordeel te geven. Bij een negatief waardeoordeel zou de gesprekspartner kunnen dichtklappen en geen verdere problemen meer naar voor brengen.
• Tegelijk met de vraag naar knelpunten kan ook gevraagd worden welke oplossingspistes de gesprekspartner zelf ziet. De kans bestaat natuurlijk dat de voorgestelde oplossing onvoldoende rekening zal houden met alle aspecten van het probleem. Niettemin bevat de voorgestelde oplossing vaak elementen die toch overgenomen kunnen worden in het uiteindelijke oplossingsvoorstel.
• Na voorgaande vraag kan ook gevraagd worden of er in het verleden al initiatieven werden genomen om het probleem op te lossen. Belangrijk hierbij is te weten te komen waarom deze initiatieven niet succesvol waren. De kans is reëel dat dezelfde risico’s zich ook nu zullen voordoen. Voor deze risico’s zal dus bepaald moeten worden hoe deze nu aangepakt zullen worden.

Tijdens het gesprek is het belangrijk om regelmatig na te gaan of men alles wel goed heeft begrepen. Door bijvoorbeeld beknopt het proces te herhalen en bevestiging te vragen of dit goed begrepen werd heb je als interviewer de zekerheid dat alles goed werd genoteerd en dat er door de geïnterviewde geen stappen werden overgeslagen. Een bijkomend voordeel is ook dat het herhalen van informatie de geïnterviewde de bevestiging geeft dat er effectief naar hem / haar geluisterd wordt.

De techniek van het herhalen van wat er gezegd werd is ook belangrijk wanneer er opsommingen worden gemaakt. Zeker als er na elk punt uit de opsomming een vrij lange bespreking volgt. Door op het einde van de bespreking de voorgaande punten te herhalen zal de geïnterviewde onmiddellijk weten welke punten nog niet werden besproken. Het herhalen garandeert dus dat er geen punten worden vergeten.

Op het einde van elk gesprek is het belangrijk om steeds te vragen of er zaken zijn die nog niet besproken werden tijdens het gesprek. Dit geeft aan de geïnterviewde de kans om elementen naar voor te brengen waaraan de business analist nog niet heeft gedacht.

Indien er meerdere interviews over een gelijkaardige materie werden voorzien dan is het belangrijk dat in functie van de eerder bekomen informatie de vragenlijst telkens wordt aangepast. Het heeft meestal geen zin om te doen alsof elk gesprek het eerste gesprek is. Tijdens een volgend gesprek kan de eerder bekomen informatie verder uitgediept worden of kan er bevestiging gezocht worden voor bijvoorbeeld de aangehaalde problemen.